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jotti

Datenaufbewahrung

Alle Kassendaten müssen 10 Jahre vollständig, lesbar und unveränderbar aufbewahrt werden (§§ 146, 147 AO). jotti stellt sie in offenen, ohne Spezialsoftware lesbaren Formaten bereit; die sichere Aufbewahrung selbst ist eure Aufgabe als Betreiber. Zwei Dinge gehören ins Archiv.

DSFinV-K-Export je Kassensitzung (das Wichtigste). Das ist die vom Finanzamt erwartete Standardform eurer Kassendaten, lesbar mit jeder Tabellenkalkulation. So sichert ihr ihn nach jedem Veranstaltungstag:

  1. Im Admin-Bereich unter „Auswertungen” die „Kassenberichte” öffnen und die abgeschlossene Kassensitzung auswählen.
  2. Auf „DSFinV-K-Export” klicken. jotti lädt eine ZIP-Datei in den Download-Ordner.
  3. Prüfen: die ZIP-Datei öffnen. Darin liegen mehrere CSV-Dateien, eine index.xml und eine .dtd. Lässt sie sich öffnen und sind die CSV-Dateien nicht leer, ist der Export in Ordnung.
  4. An zwei getrennte Orte kopieren, etwa auf einen USB-Stick und zusätzlich in einen Cloud-Speicher. Ein einzelner Speicherort genügt nicht.

Datenbank-Backup als Sicherheitsnetz. Es enthält das vollständige Kassenjournal im Rohformat samt TSE-Signaturen und Stammdaten. Auf dem Kassenrechner zieht jotti vor jedem Update automatisch ein Backup; geht ein Update schief, stellt jotti-restore.cmd (Doppelklick) das letzte zurück. Diese Backups liegen auf demselben Rechner und gehen mit ihm verloren. Euer vom Rechner unabhängiges Archiv ist deshalb der DSFinV-K-Export oben. Wer zusätzlich die Rohdaten außer Haus sichern will, braucht dafür nicht zwingend einen Server: Auf dem Windows-Rechner könnt ihr den Ordner C:\ProgramData\jotti\backups komplett auf einen USB-Stick oder in eine Cloud kopieren; dorthin spiegelt jotti die automatischen Pre-Update-Backups, und die KURZANLEITUNG.md im ZIP zeigt einen Befehl für ein weiteres Backup auf Wunsch. Wer die Rohdaten laufend automatisch außer Haus sichern will, betreibt jotti auf einem Server (siehe Backups im Experten-Weg).

Ebenfalls aufbewahren: die Z-Bons (Tagesabschlüsse, im DSFinV-K-Export enthalten) und die Zählprotokolle vom Kassensturz. Sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Rechner und Daten haben.